E-Rechnungen in Shopware 5 mit dem safefive ZUGFeRD Plugin einfach integrieren

Seit Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Unternehmen. Alle Online-Händler die mit anderen Unternehmen in Deutschland Geschäfte machen, müssen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Wie die Bundesregierung erklärte, genügt für die Empfangspflicht die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs.

Für die vollständige Umstellung, einschließlich der Ausstellungspflicht für E-Rechnungen, hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen getroffen, um den Umstieg zu erleichtern. safefive stellt ab sofort allen Shopware 5-Nutzern ein Plugin zur Verfügung, mit dem sie E-Rechnungen direkt aus ihrem Shopware-Backend erstellen können. Neben der Erfüllung der rechtlichen Anforderungen trägt das safefive ZUGFeRD Plugin auch dazu bei, den Rechnungsprozess effizienter zu gestalten.

Empfangs- und Ausstellungspflicht für E-Rechnungen: Die Übergangsfristen im Überblick

Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Ab 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr 2026 verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro müssen dies spätestens ab dem 1. Januar 2028 tun.

X-Rechnung und ZUGFeRD: Zwei anerkannte Standards für E-Rechnungen

Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) ist eine Rechnung, die in einem digitalen, strukturierten Format erstellt, versendet und empfangen wird und die eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Dieses Format muss der europäischen Norm für elektronische Rechnungen sowie den Vorgaben der entsprechenden Syntaxen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU (CEN-Norm EN 16931) entsprechen. Bei E-Rechnungen spielen zwei Formate eine zentrale Rolle: X-Rechnung und ZUGFeRD.

• X-Rechnung ist das standardisierte Format für Rechnungen an Behörden. Besonders relevant ist es für Unternehmen, die öffentliche Aufträge übernehmen. X-Rechnungen bestehen ausschließlich aus einer XML-Datei, die maschinell verarbeitet werden kann. Sie sind für den Menschen nicht lesbar, dafür aber besonders effizient in der automatisierten Verarbeitung von Rechnungsdaten.
• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der in Deutschland entwickelt wurde. Zugferd kombiniert das PDF-Format, das für Menschen lesbar ist, mit eingebetteten XML-Daten, die für die maschinelle Verarbeitung genutzt werden können. Dieses hybride Format ermöglicht es, Rechnungen sowohl manuell zu prüfen als auch automatisch in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme zu integrieren.

Neben der Erfüllung der rechtlichen Anforderungen bieten ZUGFeRD-Rechnungen zahlreiche weitere Vorteile.

Vorteile von ZUGFeRD-Rechnungen

1. Effizienzsteigerung:
   Durch die maschinenlesbare XML-Daten können Rechnungsdaten automatisch in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme übernommen werden, was den Aufwand der manuellen Dateneingabe deutlich reduziert.
2. Kostensenkung:
   E-Rechnungen sparen Papier- und Portokosten und erleichtern die digitale Archivierung von Rechnungen.
3. Fehlerreduktion:
   Automatisierte Rechnungsprozesse verringern die Fehlerquote bei der Dateneingabe und beschleunigen die Rechnungsbearbeitung.
4. Rechtliche Konformität:
   ZUGFeRD entspricht den EU-Normen und stellt sicher, dass Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung gerecht werden.

Das safefive ZUGFeRD Plugin für Shopware 5-Nutzer

Das safefive ZUGFeRD Plugin für Shopware 5 bietet eine einfache und praktische Möglichkeit, den Anforderungen der E-Rechnungspflicht gerecht zu werden. Mit diesem Plugin können Shopware 5-Nutzer ZUGFeRD-konforme Rechnungen direkt aus ihrem Shopware-Backend heraus erstellen.
Das Plugin generiert eine hybride ZUGFeRD-Rechnung, die sowohl als PDF für den Menschen lesbar ist als auch mit eingebetteten XML-Daten ausgestattet ist, die maschinell verarbeitet werden können.

Verfügbarkeit auf der safefive Kunden-Plattform

Das safefive ZUGFeRD Plugin ist auf der safefive Kunden-Plattform als Download verfügbar. Es steht allen bestehenden safefive Kunden mit einem Vertrag zur Verfügung, um eine einfache Integration und Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung zu ermöglichen. Bitte beachten Sie: Aktuell handelt es sich noch um eine BETA-Version – also eine vorläufige Version, die sich in der finalen Testphase befindet. Ziel dieser Phase ist es, letzte Verbesserungen anhand von Praxiserfahrungen und Nutzer-Feedback vorzunehmen. Wir freuen uns daher sehr über Ihre Rückmeldungen, um das Plugin gemeinsam weiterzuentwickeln. Sie finden das Plugin im Menüpunkt “Extras” auf der safefive Kunden-Plattform: https://kunden.safefive.de.